Får företag använda GPS-positionering i bilar som anställda kör i tjänsten?

Företag får använda GPS-positionering i sina bilar för att samla in uppgifter i syfte att redovisa till skatteverket hur firmans bilar har använts.

Detta kan företaget göra utan att inhämta samtycke från den anställde. Datainspektionen anger dock att det fanns några villkor som måste uppfyllas för att få göra så.

Företagen får inte samla in fler uppgifter än vad som behövs för att redovisa firmabilarnas användning till Skatteverket (uppgiftsminimering). Vidare bör detaljerad positioneringsinformation om bilarna inte sparas under för lång tid (gallring).

I februari 2018 kom ett till beslut i frågan från Datainspektionen som kan vara värt att uppmärksammas. Datainspektionen hade inspekterat ett företag som ville använda GPS för att bland annat kontrollera om de anställda arbetar avtalad tid. Datainspektionen ansåg att företaget inte hade stöd i den då gällande PuL att registrera uppgifter för detta ändamål (det finns ingen anledning att tro att rättsläget har förändrats genom införandet av GDPR).

Datainspektionen konstaterade vidare att GPS-teknik får används i arbetslivet för andra ändamål. Godtagbara syften kan vara att kunna redovisa för Skatteverket hur firmans bilar används, säkerhet, logistik, fördelning av resurser och underlag för fakturering. Dock måste bestämmelserna om uppgiftsminimering och gallring beaktas.

Datainspektionen konstaterar även att i undantagsfall kan företaget få använda GPS-tekniken för att kontrollera om en anställd följer arbetstiderna. Det är ok om det finns en konkret misstanke om allvarligt missbruk av tidsredovisningen.