Nödlösningen blev det nya sättet att rekrytera
Snabbintervjuer på distans blev räddningen för exakt ett år sedan. I år väljer Fru Bär att göra på samma sätt igen, för att hitta personal som ska sälja hallon och jordgubbar i sommar.
Vad göra när pandemin slår till mitt i rekryteringen av 300 säsongsanställda? Plötsligt var det inte möjligt att, som tidigare år, genomföra tusentals intervjuer på Arbetsförmedlingens olika kontor.
Vanligtvis åker Jonas Sibbesson med kollegor till en rad orter från Trelleborg i söder och norrut upp till Västerås för att träffa arbetssökande. Han är platschef på det familjeägda företaget Fru Bär som bedriver försäljning utanför butiker, däribland ICA Maxi, på ett flertal orter varje sommar. Mötena under vintern brukar vara det första steget i rekryteringsprocessen.
– Vi hade många intervjuer kvar att göra och befann oss i en svår situation, säger Jonas Sibbesson.
Då erbjöd Arbetsförmedlingen den digitala tjänsten Snabbintervjuer. Den gjorde det möjligt att fullfölja intervjuerna genom videosamtal. Arbetsgivaren utformar en annons som de jobbsökande svarar på. I nästa steg kan arbetsgivaren välja bland kandidaterna och bjuda in till snabba intervjuer via en länk.
– Vi var lite tveksamma först, eftersom vi brukar träffa kandidaterna. Men som ett första steg i rekryteringen fungerade det över förväntan. I år fortsätter vi att använda den digitala tjänsten och genomför cirka 2.000 intervjuer under vintern på det sättet, säger han.
De är just nu i full gång med rekryteringen till sommarsäsongen. När snabbintervjuerna är klara, träffar de kandidaterna fysiskt som de vill anställa. Från och med slutet av mars till början av april tar sedan internutbildningen vid. Den sker på plats på de olika försäljningsställena.
Videosamtalen började som en nödlösning, men visade sig ha flera fördelar. Framförallt sparar de både tid och pengar, vilket gör den första delen av rekryteringen mer effektiv.
– Det var en månads arbete att vara iväg och göra intervjuerna runt om i landet. Det innebar dessutom nackdelen att vara bortrest från familjen. Därtill kommer merkostnader för att bo på hotell och köra bil. Enbart genom att slippa åka runt på det här sättet får vi mer gjort, säger han.
En ytterligare fördel är att de hinner göra fler intervjuer under samma tid och får därmed ett större rekryteringsunderlag. Dessutom är det fler försäljningsställen i år och Fru Bär behöver rekrytera cirka 350 personer, mestadels ungdomar.
Den digitala tjänsten är kostnadsfri och enligt Jonas Sibbesson är det enkelt att komma igång med verktyget. För att visa kandidater hur jobbet går till, kan arbetsgivaren lägga in en film i anslutning till annonsen. När svaren har kommit in från de arbetssökande, väljer företaget vilka de vill intervjua och skickar en inbjudan till dem med en länk. De arbetssökande svarar på inbjudan och när det är dags för deras samtal, loggar de in.
I tjänsten finns flera praktiska hjälpmedel för att strukturera intervjuerna och kunna jämföra kandidaterna. Till vänster om fönstret där kandidaten syns, går det att lägga in intervjufrågor. De fungerar som ett minnesstöd för att ställa samma frågor till alla. Där finns även möjlighet att lägga in frågor om önskade kompetenser som intervjuaren kan kryssa i, till exempel om kandidaten har körkort.
När intervjun är klar, visas ett nytt fönster med informationen om kandidaten, där det även går att skriva in korta anteckningar. Det kan till exempel vara särskilda önskemål som den arbetssökande har framfört. Där svarar också arbetsgivaren med "ja", "nej" eller "kanske" på frågan om att gå vidare med kandidaten i rekryteringsprocessen.
Efter samtalet får också den arbetssökande frågan om att gå vidare i rekryteringen, med svarsalternativen "ja" eller "nej". Om det uppstår en matchning, syns det i verktyget när intervjuerna är klara.
Enligt Jonas Sibbesson ger den första kontakten möjlighet att bilda sig en uppfattning om de arbetssökande passar för jobbet, trots att det inte är ett fysiskt möte.
– De vi söker ska gärna vara lite framåt och positiva i mötet med andra människor. De ska kunna hantera situationen där de träffar nya kunder varje dag, gilla det och visa en god servicekänsla. Dessutom är det en fördel om de är bra på huvudräkning, säger han.
Text: Cecilia Stenshamn
